Türkiye üniversiteleri arasında tüm birimleriyle e-evrak ve e-imza sistemini hayata geçiren ilk üniversite olan Uludağ Üniversitesi, bu yeni sistem sayesinde hem bürokrasi sebebiyle kaybedilen zamanı geri kazanırken hem de sarf malzemelerinden tasarruf etmeye başladı.

 

Proje ile birlikte Uludağ Üniversitesi’nde önceden kağıt ortamında hazırlanan resmi yazışmalar, gelen-giden evrak kayıtları ve evrakların dağıtım süreci dijital ortama taşınmış oldu. Böylece tüm evraklar elektronik ortamda hazırlanmaya başladı ve paraflama/imzalama gibi süreçler mekandan bağımsız hale gelerek hızlandı.

 

Hayata geçirilen UDOS (Uludağ Üniversitesi Doküman Otomasyon Sistemi) projesinin en önemli aşamalarından biri olan e-imza entegrasyonu ise E-GÜVEN tarafından gerçekleştirildi. E-imza sayesinde, belgenin taşınması, onay ve ıslak imza süreçlerinde kaybedilen zamandan tasarruf sağlanıyor. Dokümanlar, mekandan bağımsız bir şekilde imzalanabildiği için yetkili kişi üniversite sınırları içinde olmasa bile süreç ilerleyebiliyor. Bu sayede önceden bir haftadan fazla sürebilen yazışmalar artık bir gün içerisinde tamamlanabiliyor.

 

Proje sorumlularından Prof. Dr. Özgür Akgün Karabulut, Üniversite Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından geliştirilen UDOS projesi için; e-imza konusunda önemli bir tecrübe ve bilgiye sahip olduğu için E-GÜVEN’i seçtiklerini dile getirdi. Karabulut şunları söyledi;

 

‘’UDOS projesinde, e-imza entegrasyonu son safhalarda yapılacak şekilde planlanmaktaydı. Uludağ Üniversitesi yazılım ekibi olarak e-imza konusunda yeterli düzeyde teknik bilgi sahibi değildik. Entegratör firma seçiminde öncelikli kriterlerimiz; firmanın, bize bu süreçte e-imza entegrasyonu konusunda destek vermesinin yanı sıra danışmanlık da yapabilmesiydi. E-GÜVEN, SignArt sunucu ve yazılım kütüphaneleriyle e-imza ve mobil imza yazılım ihtiyaçlarımızı giderebilecek tümleşik bir çözüm sundu. E-imza algoritmalarının sunucu tarafında toplanması sayesinde, yazılım ekibi olarak, e-imza teknik altyapısında boğulmadan, enerjimizi evrak takip yazılımının geliştirilmesinde kullandık. E-GÜVEN, e-İmza Uyum Denetimlerinin kısa sürede tamamlanmasına, sunduğu destek ve danışmanlık hizmetleriyle büyük bir katkı sağladı’’

 

E-GÜVEN İş Geliştirme, Kurumsal Satış ve Pazarlamadan Sorumlu Grup Müdürü Ayşegül Tüzün ise üniversiteler gibi önemli eğitim kurumlarının teknolojik altyapı yatırımları yapması noktasında bir bilinç oluştuğuna dikkat çekerek, “Uludağ Üniversitesi hayata geçirdiği UDOS projesi ile teknolojiye ne denli önem verdiğini, sektördeki proaktif duruşunu net biçimde ortaya koymuştur. Projenin e-imzayı odağına alan bir yapıda olması ve bu aşamada da E-GÜVEN’in çözüm ortağı olarak tercih edilmesi bizleri ayrıca mutlu etti. Bu projeyle Uludağ Üniversitesi’nin elde edeceği avantajlar benzer projeler için de önemli bir örnek olacaktır”dedi.

 

5 Kasım 2012 tarihinde hayata geçirilen UDOS Projesi Sayesinde:

-Kampüs için yazışma süreleri 15 günden 1 güne indi

-İlk 1 ayda tahmini olarak 88 bin 500 A4 kağıdından tasarruf sağlandı

-Toner kullanımı ciddi biçimde azaltıldı

-Toplam 107 bin 957 adet evrak girişi yapıldı

-77 bin 154 adet evrak hazırlandı

-Şimdiye kadar toplamda yaklaşık 386 bin A4 kağıdından tasarruf edildi.