Yeni yönetmelikle fiziksel ortamda veya elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalar, resmi bilgi, belge ve dokümanların alışverişiyle ilgili yeni düzenlemelere yer verildi. 2004 yılında hazırlanan yönetmelikte elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalarla ilgili detaylı düzenleme bulunmuyordu.

ABD Dışişleri Bakanlığı'nın yazışmalarının bir internet sitesi tarafından yayınlanmasının ardından resmi yazışmalarla ilgili önlemler alındı. Yeni yönetmelikte elektronik ortamdaki yazışmalarla ilgili gerekli güvenliğin sağlanmasına genişçe yer verildi. Yeni hazırlanan yönetmelikle elektronik ortamda üretilen belgelerde elektronik imza kullanılması ve zaman damgası şartı getiriliyor.

Devlet kurumları arasında elektronik ortamda iletilen belgeler, hem gönderen hem de muhatap tarafından elektronik mühürle mühürlenecek. Elektronik mühür ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi yetkili bir üçüncü idare tarafından onaylanarak şifrelenecek.

ELEKTRONİK ORTAMDA GİZLİ BELGE GÖNDERİLMEYECEK

Elektronik ortamda gönderilen belgelerin gizlilik derecesi taşıması durumunda bu belgeler için gerekli güvenlik önlemleri alınacak ve "Gizli" ibaresi taşıyan belgeler güvenlik nedeniyle fiziksel ortamda gönderilecek.

Elektronik ortamda hazırlanan belgeler güvenli elektronik imzayla imzalanarak, elektronik olarak muhataplara iletilecek. Kurumların elektronik veri alımı için 31 Aralık 2011 tarihine kadar hazır olmaları isteniyor.

"ÇOK GİZLİ" İFADESİ KALKIYOR

Yeni yönetmelikte gizli belgelerle ilgili düzenlemeye de yer verildi. "Çok gizli" belge ifadesi kaldırılıyor. Yeni yönetmelikle gizlilik dereceli belgelerle ilgili açık şekilde tanımlama yoluna gidildi.

Eski yönetmelikte yer alan "çok gizli", "gizli", "özel" ve "hizmete özel" tanımlamaları yerine "gizli", "hizmete özel", "kişiye özel" şeklinde değişiklik yapıldı. Bu belgeler işe şu şekilde tanımlandı:

Gizli belge: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliği ve millî menfaatleri tehlikeye düşürecek olan belge.

Hizmete Özel: Hizmeti yürütmesi gerekenlerden başkası tarafından da bilinmesine ihtiyaç duyulmayan belge.

Kişiye Özel: Kamu görevlisinin yürüttüğü görevle ilgili olmayan ve sadece ilgiliye teslim edilmesi gereken belge.

Yeni yönetmelikte, fiziksel ortamda kaydı yapılan gizli belgelerin kaydının ayrı tutulması ve güvenli kasada saklanması şartı getiriliyor. Elektronik ortamdaki gizlilik belgelerinin ise kaydı gerekli güvenlik tedbirleri alınarak saklanacak.

FİZİKSEL ORTAMDA "GİZLİ" BELGE GÖNDERİLMESİ ANLATILDI

Fiziksel ortamda alınan "gizli" ibareli belgelerin nasıl gönderileceği de yönetmelikte yer aldı. Gizli belgeler çift zarf ile gönderilecek ve içerdeki zarfa belge konulacak. Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanların parafları atılacak ve saydam bant ile paraflar örtülecek. Belgenin sol üst köşesine belgeyi gönderen idarenin iletişim bilgileri ve gönderilen belgenin tarihi ve sayısı, ortasına ise belgenin gideceği yerin iletişim bilgileri yazılacak, belgenin gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasında, süre bilgisi sağ köşesine kırmızı renkle yazılacak.

CİHAN